Interrupciones, planificación y productividad

Todas las personas que, de una u otra forma, realizamos gestiones e interactuamos con personas de nuestra misma Empresa, o con las de otra, estamos expuestos a no producir debidamente y, para colmo, terminar una jornada tras otra con la sensación de 'no haber hecho nada', porque los planes del día no se han cumplido.

Uno de los facores que afectan en gran medida a nuestra productividad son las interrupciones. Cabe pensar en este punto que 'no depende de nosotros', que al fin y al cabo, las interrupciones las provocan otros, y son inevitables. Error.

Está claro que no podremos evitarlo al 100% pero, como siempre, conseguir el 100% de algo es realmente complicado; pero lo que sí podemos es establecer condiciones para minimizarlas, de forma que, mediante algunas técnicas sencillas, se puedan concentrar esas interrupciones en momento concretos controlados por nosotros mismos y, por tanto, con un alto grado de atención y productividad posterior. Algunas de estas técnicas, podrían ser:

- Si se trata de personal de tu propia Empresa, establece una franja horaria para consultas en las que solucionar cosas sencillas. Si el tema a tratar se intuye que llevará tiempo, establece un momento concreto en tu agenda de acuerdo con quien lo solicita.

- Si se trata de llamadas, también puedes establecer una franja de consultas. Si tienes móvil desvíalo a la centralita mientras estás en tu despacho. Sólo puedes atender una llamada a la vez, y alguien de la Empresa te puede filtrar las llamadas que no sean importantes.

- Si no quieres que te interrumpan, no lo hagas. Practica con el ejemplo. Utiliza el e-mail para cuestiones que no son de inmediata solución.

Está claro que cada cual debe aportar valor a su propio trabajo, pero en todos los casos hay que ser eficientes, aportar soluciones en tiempo y forma y, sobre todo, hay que aspirar a tener calidad de vida. No es mejor quien más horas hace, sino quien mejor emplea su tiempo a lo largo de su jornada. Es por esto que no es inútil invertir algo de tiempo en ver qué técnicas son aplicables en nuestro caso, y de qué forma se pueden poner en práctica. En la medida en que 'inventemos' nuestro propio sistema, obtendremos una gran satisfacción cuando se obtengan resultados.

En base a las técnicas que hemos mencionado, surge el concepto de planificación. Si queremo, por ejemplo, forzar una franja horaria para llamadas externas, y luego estamos 'liados' y no cogemos el teléfono, no habremos hecho una buena planificación, y no obtendremos un buen resultado. Es importante que nuestras acciones a lo largo de la jornada obedezcan a una planificación. nos ayudará, y seremos aún más útiles a las personas que interactúen con nosotros, generando buenas sensaciones alrededor, y transmitiendo una sensación de control y eficacia.

Pero ATENCIÓN, no hay que olvidar que la planificación, y las técnicas para mejorar la gestión de nuestro tiempo, son disciplinas a ejercer, y corremos el riesgo de dejar de realizarlas del mismo modo que las comenzamos. Es por esto que se deben establecer como obligación, y revisar a lo largo de las jornadas para confirmar que realmente se están haciendo las cosas bien, para mejorar, y para conseguir que el paso del tiempo haga que nuestras acciones sean un hábito.

¡¡ animo !! Os invito a que comentéis qué habéis sido capaces de aportar a vuestro trabajo diario para mejorar la productividad, y cual ha sido el resultado. Recordad que sólo una técnica cada vez dará mejor resultado el El Gran Plan para el cambio.