Cómo empezar a Mejorar: Análisis y Diagnóstico Organizacional

Mejorar es una actitud, una forma de gestionar pensando en que nunca se está trabajando de la mejora forma, que hay siempre un margen y que, incluso cuando creemos que ya todo va bien, las circunstancias cambiantes del entorno (sector, mercado, etc) hacen que haya que seguir reajustando la forma en que se hacen las cosas para poder ser eficientes (conseguir nuestros objetivos) y eficaces (con el mejor coste posible).

Cuando una Empresa quiere establecer mejoras en alguna de sus actividades o procesos, el primer paso inexcusablemente es analizar y establecer un diagnóstico de la situación de partida, para poder establecer el objetivo de la mejora. Esto que, dicho así, suena sencillo, a menudo no es nada fácil debido a las barreras que nos encontramos a la hora de obtener datos de análisis.

Desde un punto de vista Funcional:
– Los procesos no están claramente definidos y, si lo están, no suelen estar registrados.
– No existe documentación de la actividad diaria (pedidos, albaranes, partes de trabajo, etc) armonizada y bien organizada.
– La comunicación entre personas/departamentos no está armonizada o directamente es inexistente.

Y desde un punto de vista Cultural:
– La inercia adquirida con el paso del tiempo hace que no se llegue ya a cuestionar la posibilidad de mejora por parte de los implicados.
– La productividad y la eficiencia se van diluyendo con el tiempo.

El análisis de la Empresa no puede ser sólo funcional debemos observar su Cultura, los valores y principios básicos por los que se rige

Si no se pueden obtener datos será complicado establecer un punto de partida, pero se debe trabajar para ello. Hay que recordar que, cuando un responsable de una Empresa se hace este planteamiento es que «algo está viendo» en sus operaciones que no le encaja. La recopilación de datos será pues la primera tarea previa incluso al análisis, y podrán ser de dos tipos: Cuantitativos y cualitativos.

Métodos de obtención de datos

Además de la obtención de datos de los registros que pueda tener la empresa a través de sus herramientas de gestión, o directamente de sus archivos en papel, se deben utilizar técnicas que permitan adquirir otra serie de datos. Los más usuales son:

• Cuestionarios
• Entrevistas individuales y grupales
• Observación
• Talleres para identificación de problemas

Estas técnicas permiten adquirir un mejor conocimiento de la Empresa, su funcionamiento y su cultura al mismo tiempo, y esta información será fundamental para poder realizar el diagnóstico posterior.

Y pasamos a la acción

Con la realización del análisis, se obtendrá un estado de las cosas, que permitirá establecer un Diagnóstico claro de las áreas en las que mejorar, y unos datos registrados que servirán de indicadores de partida. Como resutado del Análisis y Diagnóstico, se debe elaborar un Plan de Acción de Mejora, que cumpla con dos objetivos claros:

• Aumentar eficiencia y eficacia en los aspectos funcionales que se han detectado mejorables.
• Incorporar a la cultura de la Empresa la actitud de autoevaluación para obtener propuestas de mejora de forma continuada y sostenida en el tiempo.

En todo el proceso, tanto de Análisis y Diagnóstico, como con las acciones derivadas del Plan, es fundamental tener en cuenta que se trabaja con PERSONAS, con las que se deberá trabajar la participación en las acciones del Plan, y la comunicación lo más transparente posible sobre el porqué del Plan, los objetivos del mismo y cómo les va a afectar. La mejora de una Empresa no es fruto del trabajo de una persona brillante, sino la suma de las actitudes y aptitudes de todos los colaboradores que, en mayor o menor grado comprenden lo que se espera de ellos, colaboran y se sienten motivados para crecer y hacer crecer la Empresa.

La mejora de una Empresa no es fruto del trabajo de una persona brillante, sino la suma de las actitudes y aptitudes de todos los colaboradores.

Si conoces metodologías para poner en marcha estos cambios, adelante. En caso de no ser así, es recomendable que te apoyes en profesionales que asuman esta tarea como un proyecto y lideren el proceso para obtener lo mejor de todas las áreas y colaboradores implicados.