El aire, el peor enemigo del Almacén

De todos es sabido a estas alturas que un almacén mal planificado y gestionado puede dar al traste con la rentabilidad de un negocio, a pesar de los esfuerzos y gestiones bien realizadas por parte del resto de disciplinas de la Empresa

Los stocks tienen mucho que ver en el resultado financiero y liquidez del negocio, pero igualmente tienen que ver en la capacidad de respuesta a la hora de atender la demanda generada por las acciones comerciales y de marketing.

Existen infinidad de consejos y premisas acerca de la forma de optimizar un almacén y su funcionamiento. Es importante cada apartado y cada concepto que tenga un impacto positivo en la disminución de costes, que afectan directamente al margen.

Pero existe un concepto que necesita de un trabajo de racionalización y vigilancia constante, dado que, si no se gestiona debidamente, se opta por darle solución por un método, digamos, de “fuerza bruta”: ampliar las instalaciones. Esta decisión supone a menudo un enorme esfuerzo de inversión, que no siempre llega en el momento adecuado en cuanto a la disponibilidad financiera de la Empresa.

Por ello, cuanto más se alargue la vida de las instalaciones mejor preparada estará la Empresa para afrontar una inversión, siempre que los resultados sean los adecuados, claro.

Dicho concepto es el aire, entendido como todo el espacio de un almacén no utilizado para contener productos, materias primas u objetos necesarios para el desarrollo del negocio (embalajes, consumibles, …)

Existe una forma muy habitual de manejar las ubicaciones de un almacén, distribuyendo una referencia por ubicación, ya sea por palets o por cajas. Es una distribución que suena racional, dado que se distribuyen los espacios de acuerdo a las referencias disponibles, generalmente en base a conceptos relacionados con la rotación, el recorrido de preparación, etc.

Un layout habitual en estos casos se asemeja mucho a la imagen 1, donde el orden es correcto y todas las referencias están perfectamente identificadas y localizadas.

Imagen 1. Distribución de productos por palets y en ubicaciones monoreferencia. En este caso, si el espacio es suficiente, la organización pueder ser suficientemente buena y ordenada.

Pero, ¿qué pasaría con el paso del tiempo, cuando se pueda llegar a un aumento considerable de referencias? El “aire” que nos queda en cada hueco cuando no disponemos del stock máximo previsto para la ubicación comienza a ser un problema, dado que en un porcentaje muy elevado del tiempo, el espacio no está ocupado al 100%.

Es obvio que existen situaciones en que será difícil solventarlo, pero en un gran número, las opciones son bastante simples de aplicar. Será útil abandonar ideas preconcebidas y aplicar algo de creatividad.

Imagen 2. Se puede ver cómo un pequeño ajuste de las baldas, adaptándolas a un tipo de envases unificado, permite en éste caso disponer una altura más en la zona de picking. Se trata de una ampliación del número de referencias disponibles para la preparación de pedidos.

Un beneficio de 10cm en una ubicación puede parecer insignificante. Pero si se consigue una mejora en 100 ubicaciones, es probable que se pueda ganar espacio para crecer en unas cuantas referencias más. ¿Y si tenemos delante de nosotros un catálogo de 1000 referencias, o 5000?

Cuando la Empresa crece, lo suele hacer el número de referencias y, más allá de la solución financiera, la necesidad de disponer de stocks suficientes para cubrir la demanda de todas ellas.

En definitiva, los responsables de un almacén deben verlo con “ojos críticos”, analizando en todo momento las necesidades actuales y futuras de la empresa, y tratando de planificar el espacio de la forma más óptima posible, de modo que las inversiones se amorticen y la Empresa siempre tenga la máxima disponibilidad de catálogo y stocks.

Es importante, en caso de tener dudas sobre la posibilidad de “alargar la vida” de un almacén a base de optimizar espacios, plantearse recurrir a personas expertas que puedan aportar una visión menos condicionada por el día a día.

Atención!! Este es sólo uno de los conceptos a barajar, un Almacén es algo más complejo, pero de esos otros conceptos, seguiremos hablando…