Ir por delante facilita el futuro
A la hora de dimensionar la capacidad de operación en la Empresa, debemos planificar recursos necesarios, tanto materiales como humanos, y tratar de que dicha capacidad no esté de entrada saturada: si se parte con más de un 80-85% de la capacidad nominal no dará tiempo a estar preparados a seguir asumiendo la carga de trabajo creciente.
Una buena dirección de Operaciones, o de una sección operativa, debe estar trabajando no sólo en la supervisión del día a día. También debe estar atenta a las tendencias de actividad de la Empresa para saber ver si éstas son crecientes y a qué ritmo, y así poder ejecutar aciones de mejora de la capacidad.
Una vez establecida una estructura para una capacidad dada, lo más habitual suele ser ir aumentando la capacidad «por fuerza bruta» añadiendo más recursos, generalmente humanos, a la misma estructura. Esta estrategia da una sensación de aumento en el corto plazo, pero a medida que se evoluciona, se alcanza un nivel de saturación que no sólo no aumenta la capacidad y la productividad, sino que la hace caer en picado: Se ha alcanzado el límite.
Si esto se produce antes de haber podido dar un paso en una nueva planificación, la Empresa puede verse saturada y, a pesar del éxito comercial, morir a causa del colapso de las Operaciones. Es por esto que es tan importante avanzar e ir «mirando al horizonte» con suficiente anticipación.
Un ejemplo:
Un almacén con 300 referencias en una Empresa que sirve alrededor de 400 líneas por día es sencilla de planificar. Se distribuyen ubicaciones de picking a nivel del suelo de todas (se dispone de espacio suficiente) y ubicaciones de reposición en las alturas inmediatas de cada referencia. Los recursos humanos igualmente son capaces de transitar y preparar los pedidos sin problemas.
El negocio evoluciona, las líneas de pedido crecen, el almacén de momento soporta la capacidad de los stocks necesarios, y se contrata más personal, de modo que se crece hasta las 1000 líneas/día sin demasiados problemas.
Pero ¿qué pasa si en un breve espacio de tiempo se incorporan 100 referencias nuevas (ya no hay espacio suficiente para todo el picking a nivel del suelo) y se dupican las líneas de pedidos por día? Lo más probable es que pase como en una autovía, el personal se «embotella», se atasca por el exceso de tráfico. La capacidad de stocks del almacén es insuficiente por lo que el ritmo de aporvisionamiento aumenta entorpeciendo aún más las operaciones de preparación, y las ubicaciones en altura no facilitan la labor. Se llega a un colapso en el que no es posible seguir.
Si se hubiera calculado el límite y observado la tendencia de la demanda, se podría haber planificado un nuevo modelo en el que el sistema de picking debería haber variado a modelos más automatizados, la maquinaria se podría haber actualizado y el personal se habría podido especializar, llegando a una capacidad nominal superior sin sobresaltos.
Es necesaria una visión de futuro, un buen cálculo de las capacidades actuales y necesidades futuras, y una planificación lo más escalable posible, de forma que se evite el crecimiento sólo por “fuerza bruta», proporcionando a la Empresa la posibilidad de llevar a cabo las estrategias comerciales adecuadas para avanzar en la mejora del negocio.
La persona responsable de las Operaciones debe trabajar de forma cercana a los responsables de Ventas y Marketing (o a la gerencia en su defecto), conocer los planes de futuro, desarrollar los productos que se demanden y anticiparse a los problemas de capacidad que puedan surgir, y nadie en la Empresa hablará de dicho responsable 😉 En cualquier caso, facilitará el futuro, aunque no lo asegurará.
Si tu Empresa esta creciendo y no tienes claro cómo estar preparado para un futuro “tranquilo”, recurre a profesionales que te ayuden. Lo agradecerás.